Polisi Preifatrwydd WCIA

1.    Cyflwyniad

Mae Canolfan Materion Rhyngwladol Cymru (WCIA) yn ddibynnol ar ymrwymiad ei wirfoddolwyr, cefnogwyr a rhanddeiliaid. Mae datblygu dealltwriaeth well o’r rheiny rydym yn ymwneud â nhw trwy eu data personol (enw, cyfeiriad, e-bost, ac ati) yn ein galluogi i weithredu a chyfathrebu’n fwy effeithiol. Rydym wedi ymrwymo i ddiogelu unrhyw wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi. Mae’r Datganiad Preifatrwydd hwn yn nodi sut rydym yn cael, yn defnyddio ac yn diogelu eich gwybodaeth bersonol.

Rydym yn rhwym yn gyfreithiol i ddefnyddio’ch gwybodaeth yn unol â’r holl gyfreithiau sy’n ymwneud â diogelu gwybodaeth bersonol, gan gynnwys Deddf Diogelu Data 1998, Rheoliadau Preifatrwydd a Chyfathrebu Electronig (Cyfarwyddeb y CE) 2003, a’r Rheoliadau Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) a ddaeth i rym ar 25 Mai 2018.

Mae gohebiaeth WCIA yn cynnwys dolenni i wefannau sy’n eiddo i drydydd parti ac sy’n cael eu rheoli ganddynt. Mae gan y trydydd partïon hyn eu polisïau preifatrwydd eu hunain – ni allwn dderbyn unrhyw gyfrifoldeb nac atebolrwydd am arferion preifatrwydd gwefannau trydydd parti o’r fath.

2.    Pwy ydym ni

  • Mae WCIA yn sefydliad corfforedig elusennol cofrestredig (SCE, rhif elusen 1156822). Rydym eisiau creu Cymru sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang ac sy’n cyfrannu’n ystyrlon tuag at greu byd tecach, mwy heddychlon. Rydym yn gweithio i geisio cyflawni hyn drwy ysbrydoli pobl i ddysgu a gweithredu am faterion byd-eang mewn tri maes allweddol:
  • Dysgu Byd-eang: rydym yn creu profiadau arloesol sy’n ysbrydoli diddordeb mewn materion byd-eang ac yna, yn adeiladu’r hunangred, yr hyder a’r sgiliau sydd eu hangen ar bobl i weithredu ar y materion hynny.
    Cymunedau sy’n gyfrifol ar lefel fyd-eang: drwy weithio mewn partneriaeth o fewn cymunedau, rydym yn cefnogi pobl i ddod at ei gilydd i weithredu’n lleol ar faterion byd-eang, ac adeiladu ar dreftadaeth ryngwladol ac adeiladu heddwch Cymru.
  • Datblygu rhyngwladol ar lawr gwlad: Rydym yn datblygu gallu sefydliadau ac unigolion yng Nghymru sy’n gweithio ym maes datblygu rhyngwladol – yn bennaf yn Affrica – i weithio’n effeithiol tuag at gyflawni’r Nodau Datblygu Cynaliadwy yng Nghymru a’r byd.

3.    Pa wybodaeth mae WCIA yn ei chasglu amdanaf i?

Pan fyddwch yn cysylltu â WCIA i gael y newyddion diweddaraf, yn cofrestru i gael gwybodaeth mewn digwyddiadau, neu yn ymgysylltu â chynnwys ar-lein fel cofrestru i gael eich rhoi ar restrau postio neu os ydych chi’n ffonio, e-bostio neu’n ysgrifennu at WCIA, neu’n ymgysylltu â WCIA trwy sianeli’r cyfryngau cymdeithasol, efallai y byddwn yn derbyn a chadw gwybodaeth bersonol amdanoch chi. Gall hyn gynnwys gwybodaeth fel eich enw, sefydliad, cyfeiriad e-bost, dewisiadau iaith a chyfeiriad post. Mae hyn yn ein galluogi i gysylltu â chi gyda gwybodaeth am ddigwyddiadau, gweithgareddau a phrosiectau rydych yn dweud wrthym fod gennych chi ddiddordeb ynddynt.

We store some additional information about some of our audiences including details of specific enquiries (for example, for venue customers ) and interests, skills and background (for volunteer and staff applicants). Rydym yn storio rhywfaint o wybodaeth ychwanegol am rai o’n cynulleidfaoedd, gan gynnwys manylion ymholiadau penodol (er enghraifft, ar gyfer cwsmeriaid lleoliadau) a manylion am ddiddordebau, sgiliau a chefndir (ar gyfer ymgeiswyr gwirfoddoli staff).

Mae’r gyfraith Diogelu Data yn cydnabod bod categorïau penodol o wybodaeth bersonol yn fwy sensitif. Mae hyn yn cael ei alw’n ‘ddata personol sensitif’ ac mae’n cynnwys gwybodaeth am iechyd, hil, credoau crefyddol a barnau gwleidyddol. Rydym yn casglu gwybodaeth am gredoau crefyddol a hil ar gyfer ymgeiswyr am swyddi, ymddiriedolwyr, gwirfoddolwyr a’r rheiny sy’n cymryd rhan yn y prosiect. Mae hyn yn cael ei gasglu a’i storio mewn ffordd a fyddai’n ei gwneud yn amhosibl adnabod unigolion yn bersonol. Rydym yn casglu’r data hwn i fesur ein perfformiad yn erbyn ein Polisi Cydraddoldeb a Hawliau Dynol. Rydym yn casglu isafswm yr wybodaeth iechyd sy’n ofynnol i gyflawni ein dyletswydd gofal i unigolion, sy’n cynnwys gwirfoddolwyr ac aelodau o staff.

Gall WCIA ddefnyddio gwybodaeth sydd ar gael i’r cyhoedd hefyd i adnabod pobl a allai fod â diddordeb mewn gweithio mewn partneriaeth gyda WCIA. Gall yr wybodaeth hon gynnwys papur newydd neu sylw eraill gan y cyfryngau, negeseuon agored ar wefannau cyfryngau cymdeithasol fel Trydar a LinkedIn, a data gan Dŷ’r Cwmnïau a’r Comisiwn Elusennau.

4.    Sut fydd WCIA yn defnyddio’r wybodaeth sydd yn cael ei chasglu amdanaf i?

Gall WCIA ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol ar gyfer nifer o ddibenion, gan gynnwys y canlynol:

  • mewn perthynas â gohebiaeth sydd gennych chi gyda ni (boed trwy lythyr, e-bost, testun, cyfryngau cymdeithasol, bwrdd negeseuon neu trwy unrhyw gyfrwng arall)
  • i brosesu eich rhodd
  • to process your venue booking i brosesu eich archeb lleoliad
  • er mwyn cadw cofnodion mewnol
  • i gyflawni contractau gwerthiannau y gallech chi fod wedi ymrwymo iddynt gyda WCIA
  • to contact you about any content you provide i gysylltu â chi am unrhyw gynnwys rydych chi’n ei ddarparu
  • i’ch gwahodd chi i gymryd rhan mewn arolygon neu ymchwil am WCIA neu ein gwaith (mae hyn yn wirfoddol bob amser)
  • i roi gwybodaeth i chi am ein gweithgareddau, ein digwyddiadau a’n newyddion

5.    Manylion eich cerdyn debyd neu gredyd, a’ch manylion banc

Rydym yn defnyddio nifer o lwyfannau allanol i brosesu’r taliadau rydych chi’n eu gwneud i WCIA. Mae’r llwyfannau hyn yn rai allanol, ond maen nhw’n ddibynadwy o fewn y diwydiant; ond rydym yn argymell eich bod chi’n gwirio eu datganiadau preifatrwydd am ragor o wybodaeth.

  • Eventbrite ar gyfer rhoddion mewn digwyddiadau (ni fydd eich manylion banc neu’ch cerdyn yn cael eu darparu i ni drwy ddefnyddio’r platfform hwn)
  • CAFOnline ar gyfer rhoddion. Mae’r platfform hwn yn rhoi mynediad i aelodau o’n tîm cyllid i’ch manylion banc i brosesu debydau uniongyrchol.
  • Payzone ar gyfer taliadau sydd yn cael eu gwneud yn y lleoliad, er enghraifft, ar gyfer diodydd

6.    Buddiannau cyfreithlon

In some instances, we collect and use your personal information by relying on the legitimate interest legal basis.  This includes and is not limited to: Mewn rhai achosion, rydym yn casglu a defnyddio’ch gwybodaeth bersonol trwy ddibynnu ar seiliau cyfreithiol buddiannau cyfreithlon. Mae hyn yn cynnwys, ond nid yn gyfyngedig i’r canlynol:

  • Os ydych chi’n byw mewn cartref sydd wedi gwneud trafodion ariannol gyda WCIA yn ystod y 5 mlynedd diwethaf
  • Os ydych wedi gwneud cais i fod yn wirfoddolwr gyda WCIA yn ystod y 5 mlynedd diwethaf
  • Os ydych chi’n gwneud cwrs ar hyn o bryd neu wedi talu am ddigwyddiad arall (sydd heb ddigwydd eto)
  • Os ydych chi wedi gwneud ymholiad i fwcio lleoliad WCIA, sef y Deml Heddwch
  • Os ydych chi yn, neu wedi bod, yn aelod o staff, yn wirfoddolwr neu’n ymddiriedolwr WCIA yn y 5 mlynedd diwethaf
  • Os ydych chi wedi cofrestru i gael rhagor o wybodaeth ar ein gwefan

We have a legitimate organisational interest  to use your personal information to respond to you. Mae gennym fuddiannau sefydliadol cyfreithlon i ddefnyddio’ch gwybodaeth bersonol i ymateb i chi.

7.    Eich dewis

Chi sydd â’r dewis ynghylch p’un ai ydych chi eisiau derbyn gwybodaeth am WCIA neu beidio, ac am sut y gallwch chi gymryd rhan. Os nad ydych chi eisiau i ni ddefnyddio eich gwybodaeth bersonol yn y ffyrdd hyn, rhowch wybod i ni.

Gallwch chi optio allan o dderbyn gohebiaeth ar unrhyw adeg trwy glicio ar y ddolen ‘dad-danysgrifio’ ar ddiwedd ein negeseuon e-bost (MailChimp). Gallwch chi newid unrhyw un o’ch dewisiadau cyswllt ar unrhyw adeg hefyd drwy e-bostio: centre@wcia.org.uk

Ni fyddwn yn defnyddio’ch gwybodaeth bersonol at ddibenion marchnata neu ddibenion cyfathrebu eraill os ydych chi wedi nodi nad ydych chi eisiau i ni gysylltu â chi at y dibenion hynny. Fodd bynnag, efallai y byddwn yn cadw’ch manylion ar restr i helpu i sicrhau na fyddwn yn parhau i gysylltu â chi eto.

8.    Will WCIA share my personal information with anyone else? A fydd WCIA yn rhannu fy ngwybodaeth bersonol gydag unrhyw un arall?

Ni fydd WCIA, dan unrhyw amgylchiadau, yn rhannu neu’n gwerthu eich data personol gydag unrhyw drydydd parti at ddibenion marchnata, ac ni fyddwch yn derbyn cynigion gan gwmnïau neu sefydliadau eraill o ganlyniad i roi eich manylion i ni.

If you are involved with the WCIA via on of our partnership projects, such as Hub Cymru Africa, your data may be shared with staff members and trustees working for those organisations in line with the purposes of that project. We always sign a data sharing agreement before sharing data with any partners, which you can view on our website . Os ydych chi’n ymwneud â WCIA trwy gyfrwng un o’n prosiectau partneriaeth, fel Hub Cymru Africa, efallai y bydd eich data yn cael ei rannu gydag aelodau o staff ac ymddiriedolwyr sy’n gweithio i’r sefydliadau hynny, yn unol â dibenion y prosiect hwnnw. Rydym yn arwyddo cytundeb rhannu data bob amser cyn rhannu data gydag unrhyw bartneriaid, y gallwch eu gweld ar ein gwefan.

Efallai y bydd angen i ni rannu’ch gwybodaeth gyda “phroseswyr data” fel darparwyr gwasanaethau, sefydliadau cysylltiedig neu asiantau a fydd efallai, yn ein helpu ni i baratoi ac anfon gohebiaeth atoch chi yn ymwneud â’n gweithgareddau. Dim ond yn unol â’n cyfarwyddyd ni y bydd y “proseswyr data” hyn yn gweithredu. Ni fyddwn yn caniatáu i’r sefydliadau hyn ddefnyddio’ch data at eu dibenion eu hunain, a byddwn yn cymryd pob gofal i wneud yn siŵr eu bod yn cadw’ch data yn ddiogel.

We will also comply with legal requests where disclosure is required or permitted by law (for example to law enforcement agencies for the prevention and detection of crime, subject to such bodies providing us with a relevant request in writing). Byddwn yn cydymffurfio â cheisiadau cyfreithiol hefyd pan fo datgeliad yn ofynnol neu yn cael ei ganiatáu yn unol â’r gyfraith (er enghraifft, i asiantaethau gorfodi’r gyfraith ar gyfer atal a chanfod trosedd, yn amodol ar gyrff o’r fath yn anfon cais perthnasol atom ar bapur).

9.    Am ba mor hir y bydd WCIA yn cadw fy ngwybodaeth bersonol?

Byddwn yn cadw eich gwybodaeth bersonol ar ein systemau cyhyd ag sy’n angenrheidiol ar gyfer y gweithgaredd perthnasol, er enghraifft, byddwn yn cadw cofnod o unrhyw daliadau am gyfnod o 7 mlynedd. Byddwn yn cadw eich data yn ymwneud a thrafodion anariannol am hyd at 5 mlynedd, os nad ydym mewn cysylltiad â chi rhagor.

Os byddwch yn gofyn i ni roi’r gorau i gyfathrebu â chi, efallai y byddwn yn cadw cofnod o’ch manylion cyswllt a’ch gwybodaeth briodol, i’n galluogi i gydymffurfio â’ch cais i ni beidio â chysylltu â chi.

Where you contribute material to us, e.g. user-generated content , we will generally only keep your content for as long as is reasonably required for the purpose(s) for which it was submitted, unless otherwise stated at the point of generation.Mewn achosion ble rydych chi’n cyfrannu deunydd i ni, e.e. a gynhyrchir gan ddefnyddwyr, byddwn fel arfer ond yn cadw’ch cynnwys am mor hir ag y bo’n rhesymol ofynnol at y diben (ion) y cafodd ei gyflwyno, oni nodir hyn yn wahanol wrth ei gynhyrchu.

10.  Sut mae WCIA yn diweddaru, cywiro neu’n dileu fy ngwybodaeth bersonol?

Mae cywirdeb eich gwybodaeth yn bwysig iawn i ni. Rydym eisiau sicrhau ein bod ni’n gallu cyfathrebu â chi mewn ffyrdd rydych chi’n hapus â nhw, ac i roi gwybodaeth sydd o ddiddordeb i chi. Os ydych chi eisiau newid sut rydym yn cyfathrebu â chi, neu ddiweddaru’r wybodaeth sydd gennym, cysylltwch â ni:

e-bostiwch ni yn: centre@wica.org.uk
O dan y Ddeddf Diogelu Data, mae gennych yr hawl i ofyn am gopi o’r wybodaeth bersonol sydd gennym amdanoch chi, a gofyn i unrhyw anghywirdebau gael eu cywiro.

Dylech gyfeirio unrhyw geisiadau a chwestiynau am hyn neu unrhyw gwestiwn arall am y Polisi Preifatrwydd hwn at y Swyddog Diogelu Data drwy e-bostio centre@wcia.org.uk

11. Plant

Os ydych chi dan 16 oed ac eisiau cymryd rhan, gwnewch yn siŵr bod eich rhiant neu warcheidwad wedi rhoi caniatâd i chi cyn rhoi eich gwybodaeth bersonol inni. Rydym yn casglu data gan blant dan 16 oed yn yr amgylchiadau canlynol:

Gwirfoddolwyr ifanc: mae gwirfoddolwyr ifanc yn cwblhau ein ffurflen ymholiadau i wirfoddolwyr, ond mae’n rhaid i ni gael caniatâd gan eu rhieni neu warcheidwaid
Manylion sylfaenol am fynychwyr (enwau a gofynion dietegol neu fynediad) ar gyfer digwyddiadau ysgol
Caniateir i unrhyw un dros 13 oed ymuno â’n rhestr bostio neu gysylltu â ni drwy Facebook neu Twitter

12.  Newidiadau i Bolisi Preifatrwydd WCIA

Mae’n bosib y bydd y Polisi Preifatrwydd hwn yn cael ei ddiweddaru o dro i dro, felly efallai y byddwch eisiau ei wirio bob tro y byddwch yn cyflwyno gwybodaeth bersonol i WCIA. Bydd dyddiad y diwygiad mwyaf diweddar yn ymddangos ar waelod y dudalen hon.

13. Cwynion, canmoliaethau neu sylwadau

Os ydych chi’n anfodlon â’n gwasanaethau neu rywbeth yr ydym wedi’i wneud neu wedi methu â’i wneud, rydym eisiau gwybod amdano. Rydym yn croesawu eich barn hefyd ar y pethau rydym yn eu gwneud yn dda. Mae eich sylwadau’n ein galluogi ni, fel sefydliad, i ddysgu ac i wella ein gwasanaethau yn barhaus.

e-bostiwch ni yn: centre@wcia.org.uk